¡CONSEJO! – Lista de verificación del presupuesto del evento

¡CONSEJO! – Lista de verificación del presupuesto del evento

Elaboración de un presupuesto es un proceso continuo y continuo. Lo mejor es comenzar con una aproximación global de los costos. Haga esto antes de solicitar ofertas de precios. Esto le permitirá comprobar si está abordando su proyecto de manera realista o no.

Ajuste gradualmente su estimación aproximada inicial a medida que haya información más precisa disponible; en particular, cuando se reciben y aprueban las ofertas de precios.

¿Tu presupuesto es demasiado alto? Si es así, verifique cada puesto presupuestario individual para ver dónde pueden estar disponibles alternativas más baratas o dónde se pueden eliminar partidas particulares. Nunca elimine nada del presupuesto del evento que reduzca la calidad general de su evento. Como alternativa, considere el patrocinio de terceros externos: esta es una forma útil de aumentar sus recursos financieros disponibles. Una asociación con otra empresa que tenga los mismos grupos objetivo es otra posible solución, que puede permitirle compartir costos.

¡Consejo profesional! Utilice el software de eventos eventplanner.net para configurar el presupuesto de su evento y monitorearlo fácilmente.

Lista de verificación Presupuesto del evento

Comunicación

❐ Sitio web

❐ Impresión

❐ Marketing (publicidad, material promocional, etc.)

❐ Aplicaciones móviles

❐ Redes sociales

❐ Venta de entradas (¿costo fijo o comisión?)

❐ …

Ubicación/tienda

❐ Alquiler de salón/salón

❐ Guardarropa

❐ Escenario/pista de baile

❐ Mobiliario, tribuna, etc.

❐ Decoración y adorno

❐ Vestuarios

❐ Paneles de dirección y señales

❐ Costos de estacionamiento

❐ Baños (y sus asistentes)

❐ Calefacción/aire acondicionado

❐ Limpieza

❐ …

Abastecimiento

❐ Catering

❐ Beber

❐ Catering para la tripulación

❐ Cubiertos, cristalería, vajilla, mantelería

❐ Bares, buffets, etc.

❐ …

Actividades

❐ Entretenimiento

❐ Oradores invitados

❐ Actividades (talleres, team building, etc.)

❐ Entretenimiento infantil

❐ Música

❐ Derechos de autor

❐ …

Soporte audiovisual

❐ Proyectores

❐ Pantallas de plasma y LCD

❐ Micrófonos

❐ Sistemas de sonido

❐ Sistemas de iluminación

❐ Grabación de vídeo y fotografía

❐ Efectos especiales (fuegos artificiales, nieve, etc.)

❐ Red wifi

❐ Eventos híbridos (transmisión en vivo, etc.)

❐ …

Personal

❐ Gerente(s) de piso y eventos

❐ Coordinador de seguridad

❐ Azafatas

❐ Asistentes de estacionamiento

❐ Seguridad

❐ Equipo de primeros auxilios

❐ tramoyistas/personal técnico

❐ Personal de restauración (camareros, barman, etc.)

❐ Asistentes de guardarropas y baños

❐ Traductores/intérpretes

❐ …

Costos diversos

❐ Envío

❐ Regalos

❐ transporte (VIP)

❐ Gastos de hotel

❐ Permisos y seguros

❐ Posible robo y daño

❐ Electricidad, agua, otros servicios públicos

❐ Eliminación de residuos

❐ Logística

Costos organizativos

IVA e impuestos

Gastos imprevistos (permitir 10%)

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