¡CONSEJO! Reglas para lanzar en agencias de eventos

Si finalmente decide contratar los servicios de una agencia de eventos, probablemente sea mejor hacerlo a través de una «presentación». Estas son las reglas.

Una propuesta es un proceso de licitación entre diferentes agencias, en el que deben proporcionarle una especificación clara y un presupuesto basado en su información detallada. Este briefing debe contener como mínimo información clara sobre el objetivo, el grupo objetivo y el presupuesto provisional del evento, así como detalles de sus criterios de selección. Normalmente, se adjudicará el contrato el concepto con la mejor relación calidad-precio. Cuando decides organizar un pitch, hay una serie de pautas que debes seguir:

• Nunca permitas más de tres agencias de eventos. formar parte. Esto es suficiente para hacer una elección adecuada y evita costes innecesarios, tanto para usted como para las agencias participantes. Informe siempre a una agencia cuántos de sus competidores también han sido invitados a participar en el pitch, para que puedan decidir por sí mismas si vale la pena o no el riesgo: participar en un pitch significa una inversión considerable de tiempo y recursos para la agencia en cuestión. La elaboración de una propuesta de evento detallada puede llevar de dos a tres días completos y, en casos extremos, los costes pueden llegar hasta los 10.000 dólares. Es mucho dinero para gastar si no cree que tenga muchas posibilidades de ganar el contrato final.
• Haga arreglos claros sobre posibles compensación financiera que está dispuesto a pagar por el tiempo y el esfuerzo necesarios para realizar una propuesta. Esto no es en modo alguno una «obligación», pero demuestra que el iniciador del proyecto habla en serio, si está dispuesto a pagar los gastos de bolsillo de las agencias participantes.
• A menos que se hayan hecho otros arreglos previos o se haya acordado una compensación financiera, existe un acuerdo de caballeros en el que los derechos intelectuales relacionados con el conceptos creativos presentados en las propuestas de las agencias de eventos fallidas seguirán siendo en todo momento propiedad de dichas agencias. No lo hace para rechazar una agencia, sino para luego irse con sus ideas.
• Informe a todas las agencias participantes con un mínimo de retraso tan pronto como haya tomado su decisión y el resultado Se conoce el tono del terreno de juego.