Evite errores en la lista de invitados de su evento

Elaborar una lista de invitados es un trabajo que requiere mucho tiempo. Sin embargo, no puede permitirse el lujo de cometer errores. Es un pecado imperdonable olvidar a alguien a quien se debe invitar.

Pide ayuda a otros departamentos cuando estés armando tu lista de invitados. Consulte con marketing, ventas y compras. ¿A quién quieren que invites? ¡Y no olvides tus prospectos! Si estás organizando un evento interno, pide la opinión del responsable de recursos humanos.

Utilice la descripción de su grupo objetivo como base para su selección. Por ejemplo, quiénes son ‘clientes fieles’ y quiénes no. Sea consistente en su elección. Si no lo hace, pronto tendrá una lista de invitados «fuera de control» con demasiadas personas. Esto puede tener graves consecuencias para su presupuesto.

Consejos adicionales:

• Si estás organizando un evento interno, no te olvides del personal jubilado, los trabajadores a tiempo parcial, los autónomos e incluso los ex empleados. Intenta no olvidarte de nadie: limpiadores, conductores, etc.
• ¿Su fábrica ha sido recientemente reconstruida o modificada radicalmente? ¿Por qué no invitar a la población local y a los funcionarios locales a venir y echar un vistazo? ¿Tal vez sufrieron molestias durante las obras? Si es así, esta es una buena manera de devolverles la paciencia y generar buena voluntad al mismo tiempo. La comunicación abierta puede ayudarle a contrarrestar los efectos negativos de los rumores y los chismes. Puedes acercarte a los grupos de acción exactamente de la misma manera. Darle a la gente la oportunidad de ver entre bastidores lo que usted hace en un contexto informal a menudo puede hacer maravillas.
• Si ha entablado una relación con periodistas de un tipo u otro, es mejor invitarlos personalmente. Si aún no tiene los contactos adecuados, envíe una invitación a la redacción de periódicos potencialmente relevantes. Aun así recuerda tener cuidado al tratar con la prensa. Cuando emite un comunicado de prensa o convoca una conferencia de prensa, siempre tiene los hilos firmemente en sus propias manos. Sin embargo, durante un evento tus invitados tienen la oportunidad de hablar más libremente. Esto significa que pueden influir más fácilmente en la atmósfera, de modo que usted puede perder rápidamente el control de su mensaje.
• Algunos organizadores hacen una lista de invitados de respaldo. Esta es una lista de personas que pueden reemplazar a las personas de la lista A, si éstas no pueden asistir. Esto puede resultar útil, por ejemplo, si estás organizando un congreso, donde siempre da mucho mejor impresión tener el salón lleno.

Haga que el estilo de la dirección en la invitación sea lo más personal posible, pero asegúrese de que todos los detalles (títulos, nombres, género, etc.) sean correctos. Un error en asuntos de este tipo parece muy poco profesional y afectará negativamente la forma en que el invitado vea su invitación. Siempre que sea posible, tenga en cuenta y evite inmiscuirse en los dramas personales. No envíe un ‘Sr. & Señora.’ Invitación a un colega que acaba de perder a su esposa. Evidentemente, es más difícil comprobar este tipo de información para contactos externos, pero es imperdonable cometer este tipo de error para eventos internos. Puede ser conveniente pedirle al gerente de recursos humanos que eche un último vistazo a su lista de invitaciones antes de enviar los sobres por correo.

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