Presentamos el registro de sesiones de Origenlab Events: optimice el seguimiento de asistencia y mejore la experiencia del evento

Ya sea para cumplir con restricciones de capacidad, garantizar controles de seguridad y acceso o registrar la asistencia para otorgar créditos de educación continua (CEU), los organizadores de eventos necesitan la capacidad de realizar un seguimiento de la asistencia durante las sesiones del evento.

Nos complace presentar la función Registro de sesión de Origenlab Events, que brinda a los planificadores de eventos la posibilidad de hacer todo lo anterior y más.

Este nuevo lanzamiento de producto permite a los organizadores de eventos registrar a los asistentes dentro y fuera de las sesiones para:

• Premio CEU
• Adaptar las comunicaciones de seguimiento con los asistentes a la sesión.
• Permitir o denegar el acceso de los asistentes a una sesión
• Seguimiento de la popularidad de las sesiones
• Seguimiento y gestión de regalos o distribución de alimentos

Obtenga más información sobre cómo esta nueva característica fácil de usar mejora la experiencia del evento para los asistentes y reduce la carga para los organizadores del evento.

El poder del Registro de Sesiones: Manténgase informado y mantenga el control

Session Check-in brinda a los organizadores de eventos un proceso de registro de asistencia fluido y eficiente.

Seguimiento de asistencia

Con el registro de sesiones de Origenlab Events, los organizadores de eventos obtienen la capacidad de realizar un seguimiento y administrar la asistencia a las sesiones durante sus eventos, lo cual es crucial para otorgar CEU y garantizar que estén presentes los asistentes adecuados.

Durante los registros ocupados, cuando el planificador no puede permitirse el lujo de alejarse, puede cambiar el estado del registro directamente desde sus teléfonos si ocurre un error.

El seguimiento preciso de la asistencia a cada sesión permite al organizador del evento o al anfitrión de la sesión adaptar la comunicación posterior al evento a los asistentes a la sesión. Es posible que envíen un correo electrónico de agradecimiento, una encuesta o recursos adicionales relacionados con el contenido de la sesión.

Control de acceso y seguridad

A veces, los organizadores de eventos necesitan establecer un control de acceso en sesiones específicas debido a restricciones de capacidad del lugar o al nivel de credencial que compró una persona. El registro de sesiones de Origenlab Eventsproporciona a los planificadores una funcionalidad de control de acceso para garantizar que los asistentes solo puedan acceder a las sesiones a las que están autorizados y evitar el acceso no autorizado o la entrada accidental.

El planificador establece un control de acceso basado en “pistas” o “agenda personal”. Bajo pistas, a los asistentes se les permite el acceso según el recorrido del evento especificado, que a menudo coincide con su nivel de credencial. Con agenda personal configuración, solo los asistentes que agregaron la sesión a su agenda o a quienes se les asignó la sesión a través de la función Agendas preestablecidas de Origenlab Eventspueden asistir. Si a un asistente escaneado no se le permite ingresar a la sesión, la aplicación se detendrá y mostrará una advertencia, lo que permitirá al usuario tomar las acciones apropiadas.

Análisis e información en tiempo real

El registro de sesiones de Origenlab Eventsproporciona a los planificadores de eventos información en tiempo real sobre los estados de registro de los asistentes. Pueden ver la lista de asistentes que se registraron, realizar un seguimiento de su historial de registro y realizar cambios en los estados de registro directamente desde sus dispositivos móviles. Esta función ayuda a los planificadores a mantenerse actualizados y solucionar cualquier problema o error con prontitud.

Consejo profesional: Los organizadores también pueden crear «sesiones» ocultas para la distribución de alimentos y la recogida de regalos. Esto convierte el registro de sesión en un rastreador de inventario y eficiencia.

Aproveche las funciones móviles para un check-in sin problemas

La función de registro de sesión de Origenlab Eventsestá disponible en la misma aplicación de iOS que los planificadores de eventos ya utilizan para la impresión de credenciales en el sitio, lo que crea una experiencia unificada. Los planificadores pueden registrar cómodamente a los asistentes en las sesiones usando su iPhone o iPad simplemente seleccionando la sesión para la que desean realizar el registro y luego escaneando los códigos QR de los asistentes a medida que ingresan.

Si el asistente no tiene su credencial, los organizadores pueden buscarlo y registrarlo por nombre, correo electrónico, empresa o cargo. Esta flexibilidad mejora el proceso de check-in y mejora la eficiencia general.

Capacite a los planificadores con control y personalización

Las funciones complementarias de la plataforma Origenlab Eventspermiten a los usuarios personalizar la experiencia de registro de la sesión para beneficiar tanto a los planificadores de eventos como a los asistentes al evento.

Bloqueo de sesiones y modo quiosco

A veces, los organizadores de eventos quieren permitir que los asistentes se registren ellos mismos en una sesión, o pueden contratar contratistas para facilitar el registro de la sesión. La inclusión de un modo quiosco brinda a los planificadores de eventos control total sobre la experiencia de registro de los asistentes. Los organizadores pueden bloquear dispositivos específicos para determinadas sesiones, lo que permite el registro automático de los asistentes y limita el acceso a los contratistas, para que solo vean lo que necesitan.

Bloquear cada dispositivo solo para sesiones específicas garantiza que los asistentes y el personal solo puedan acceder a lo que sea relevante para ellos. El control específico de la sesión sobre el recuento de asistencia, los perfiles de los asistentes y la visibilidad de la descripción de la sesión y el cambio del modo de registro entre el registro de entrada y el de salida brindan a los organizadores un control preciso para cada sesión.

Marca e identidad visual

Cuando se trata de eventos, el uso de una marca cohesiva a lo largo de la experiencia sumerge a los asistentes, garantiza la coherencia y refuerza la identidad visual del evento. El registro de sesiones de Origenlab Eventspermite a los planificadores personalizar la combinación de colores y cargar imágenes de fondo en la aplicación. El mismo esquema de color o imagen de fondo establecida en la plataforma se aplicará tanto al registro del evento como de la sesión.

Capacidad de uso sin conexión

A veces, la conexión a Internet en los salones de eventos es irregular, especialmente cuando cientos de asistentes inician sesión en la misma red. El registro de sesión de Origenlab Eventsofrece funcionalidad fuera de línea, lo que permite a los organizadores de eventos realizar registros incluso cuando su dispositivo no está conectado a Internet. El sistema sincroniza automáticamente los datos una vez que el dispositivo se vuelve a conectar. Esta característica garantiza un seguimiento de asistencia ininterrumpido.

Mejore la eficiencia y los conocimientos con las funciones de la plataforma

Para una gestión integral de las sesiones, se han realizado cambios en la plataforma para admitir la funcionalidad de registro de sesiones de Origenlab Eventspara que los planificadores personalicen fácilmente su experiencia de usuario y realicen un seguimiento de las métricas.

Lista de sesiones y asistencia.

A través de listas de sesiones y asistencia, los organizadores pueden acceder a los detalles de las sesiones, administrar ubicaciones y realizar un seguimiento de las métricas de asistencia para mejorar la planificación y los informes. La lista de sesiones incluye columnas para el estado de registro, el recuento de asistencia, la ubicación y la agenda a la que pertenece la sesión. Cualquier edición de ubicación se sincronizará con los mapas en la aplicación del evento.

Las métricas de asistencia también están disponibles por sesión y muestran cuántos asistentes se registran en la sesión, así como la capacidad restante y la capacidad total de la sesión. Esto mantiene informados a los organizadores y les permite realizar ajustes sobre la marcha según sea necesario. Por ejemplo, en el caso de una sesión con capacidad máxima, puede optar por realizar la misma sesión nuevamente más tarde ese mismo día.

Configuración de sesión y modos de registro

La configuración de la sesión es donde el organizador establece límites de capacidad y control de acceso. Ya sea para imponer una hora de finalización de sesión estricta o debido a algo inesperado, los planificadores necesitan la capacidad de impedir rápidamente que los asistentes puedan registrarse. Al editar una sesión en la plataforma Origenlab Events, el planificador puede identificar y cambiar el estado actual de una sesión. El planificador también tiene control total sobre el modo de registro de la sesión.

Además, los organizadores de eventos pueden ajustar la experiencia de registro, eligiendo si mostrar una página de bienvenida o redirigir a una página de confirmación después de que un asistente se registre.

Lista de participantes de la sesión y métricas

La lista de participantes de la sesión permite al planificador realizar un seguimiento del estado de registro de los asistentes asignados a la sesión o que agregaron la sesión a su agenda personal.

La lista también brinda a los planificadores la capacidad de cambiar el estado de los asistentes entre registrados, retirados y no registrados. Esto resulta especialmente útil para corregir registros erróneos o agregar asistentes que ingresaron a la sesión sin registrarse.

Después del evento, los planificadores obtienen acceso a los registros de asistencia de sus sesiones a través de múltiples informes de Excel. Pueden aprovechar estos informes para comprender el rendimiento de sus sesiones y prepararse para eventos futuros. Estas métricas también ayudan a guiar las campañas de marketing específicas al proporcionar información sobre los intereses de los asistentes en función de su asistencia a la sesión.

Revolucione el proceso de registro de su sesión

Al utilizar el registro de sesiones de Origenlab Events, los organizadores mejoran sus flujos de trabajo y agilizan el proceso de registro de los asistentes. Desde seguimiento de asistencia y controles de acceso hasta marca y métricas, el producto ofrece todo lo que los organizadores de eventos necesitan para brindar una experiencia moderna y al mismo tiempo obtener beneficios en el backend.

Para obtener una solución revolucionaria que agilice las operaciones, aumente la satisfacción de los asistentes e impulse el éxito del evento, pruebe Origenlab EventsSession Check-in. Si busca llevar sus eventos al siguiente nivel y crear una experiencia que sus asistentes no olvidarán, comience su prueba gratuita hoy.